Administration (d,m,w) | ab 1.12.26 | 28 h/Woche
Du bist ein erfahrenes Organisationstalent im Büro und möchtest eine Rolle, in der Organisation, Kommunikation und Eigeninitiative zählen? Als zentrales Bindeglied unterstützt du die Leitung im täglichen Ablauf, koordinierst Termine, hältst Informationen im Fluss und sorgst dafür, dass die Projekte rundlaufen. Dich erwartet ein abwechslungsreicher Mix aus administrativen und organisatorischen Aufgaben in einem Team.
- 28 Wochenstunden, ab 1.12.2026
- Nordbahnstraße 36, 1020 Wien
In der Koordinierungsstelle Wien Ausbildung – Beruf (KOST A-B) unterstützen wir die Kooperation zwischen Arbeitsmarktservice (AMS), Fonds Soziales Wien (FSW), Sozialministeriumservice (SMS) und Wiener Arbeitnehmer*innen Förderungsfonds (waff) am Übergang Schule – Ausbildung, Beruf. Unsere Leistungen richten sich an die Auftraggeber*innen und den Fachbereich. Zielgruppe sind Jugendliche und junge Erwachsene mit und ohne Behinderung zwischen 15 und 24 Jahren. Ziel ist es, allen Wiener Jugendlichen und jungen Erwachsenen einen Bildungs- oder Ausbildungsabschluss zu ermöglichen. https://www.kost-wien-ausbildungberuf.at/
Dein Wirkungsbereich:
- Klassisches Office-Management: Bestellwesen, Standortverwaltung, Abstimmung mit externen Dienstleistern, Schlüsselverwaltung, Postbearbeitung, etc.
- Erstellung, Verwaltung und Ablage von projekt- und abrechnungsrelevanten Unterlagen
- Vorbereitende Buchhaltung, Kassaführung
- laufende Kontrolle der Budgeteinhaltung gemeinsam mit der Projektleitung
- Vorbereitung und Aufbereitung von Unterlagen im Rahmen von Rechnungsprüfungen durch die Fördergeber*innen
- Mitarbeit bei der Erstellung des Jahresbudgets, Vor- und Nachbereitung der Abrechnungen sowie im Berichtswesen
- Eigenverantwortliche Terminkoordination, Vorbereitung und Organisation von Sitzungen
- Protokollführung bei Besprechungen und Sitzungen
- Abklärungen (schriftlich, telefonisch oder über Abrechnungsdatenbanken) mit den fördergebenden Stellen
- Arbeit in unterschiedlichen Datenbanken (bspw. BMD, DMS, BeFit, Cloud) für Dokumentenmanagement, Personalverwaltung und Abrechnungen
- Lektorat und Feinschliff von Berichten
Dein Profil:
- Als wichtiger Kontaktpunkt (mit vielen Kolleg*innen) zu arbeiten, macht dir Freude
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (Lehrabschluss, HAS, HAK, HBLA, Mag./BSc)
- Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position
- Talent für genaue, objektive und klar verständliche Texterstellung und Protokollführung
- Eigenverantwortliche, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
- Sicherer Umgang mit allen MS Office Anwendungen, v.a. Excel und Erfahrung in der Arbeit mit Datenbanken
- Hohes Maß an Gender- und Diversity-Kompetenz
- Unbescholtenheit bestätigt durch Strafregisterbescheinigung „Kinder- und Jugendfürsorge“
- Identifikation mit den Werten des Leitbilds Bildung und Beratung
Unser Angebot:
- Arbeitszeiten: 5-Tage-Woche im Gleitzeitmodell
- Home-Office in Absprache mit der Projektleitung möglich
- Professioneller, kollegialer Onboarding- und Integrationsprozess
- Regelmäßiger Austausch im Team
- Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und offene, feedbackorientierte Kultur
- Individuelle Fortbildungsmöglichkeiten
- Humorvolles, kollegiales Betriebsklima mit Teamevents und Feiern
- Sinnstiftende, abwechslungsreiche Aufgaben in einer renommierten NPO
Das WUK bekennt sich zu einernicht-diskriminierenden Personalpolitik. Bewerbungen von Menschen mit Migrationserfahrung, nicht-deutscher Erstsprache sowie von Menschen mit Behinderung sind ausdrücklich erwünscht. Wir arbeiten daran, möglichst barrierefreie Bewerbungs- und Arbeitsbedingungen herzustellen.
Das kollektivvertragliche Monatsbruttogehalt (SWÖ-KV, VWG 6), beträgt bei 28 Wochenstunden zwischen € 2.169,77 und 2.559,65. Für eine exakte Berechnung werden die Vordienstzeiten - bis zu 10 Jahre - berücksichtigt.
Möchtest du im WUK an der Gestaltung einer sozial und ökonomisch gerechteren, ökologisch sensibleren und kulturell reicheren Gesellschaft mitarbeiten?15.9.2026
Dann freuen wir uns auf deine vollständige Bewerbung, die du bitte bis spätestens 15.9.2026 per E-Mail mit dem Betreff „Admin“ an bewerbung@wuk.at schickst.
Gut zu wissen: Unser Auswahlprozess startet schon vor Ablauf der Bewerbungsfrist – sende uns deine Bewerbung am besten so bald wie möglich.
Unsere Datenschutz-Erklärung informiert über den Umgang mit den persönlichen Daten bei einer Bewerbung.
Das WUK als Kunst- und Kulturzentrum sowie als Kompetenzzentrum für Bildung und Beratung bietet jährlich 200.000 Nutzer*innen offenen Raum und begleitet rund 5.000 Menschen im Jahr beim Einstieg in die Arbeitswelt. Im WUK sind außerdem 150 selbstverwaltete Gruppen und Einzelinitiativen organisiert.
