Administration am WUK Standort Bräuhausgasse

Am WUK Standort Bräuhausgasse arbeiten Sie im Administrationsteam für 4 multiprofessionelle Teams, die Berufsorientierung und Unterstützung bei der Lehrstellensuche durch zwei Jugendcoaching Projekte und die Arbeitsassistenz anbieten sowie Bildungsberatung für Erwachsene.

Als Arbeitgeber bieten wir unseren engagierten Mitarbeiter_innen Supervision, Fortbildungs­möglichkeiten, ein gutes Betriebsklima, Entwicklungsmöglichkeiten und herausfordernde Aufgaben in einer renommierten NPO. Das WUK unterstützt jährlich rund 5000 vorwiegend junge Menschen auf ihrem Bildungsweg und beim Einstieg in den Arbeitsmarkt.

Das WUK will die Vielfalt der Gesellschaft unter seinen Mitarbeiter_innen abbilden und verpflichtet sich zu einer nicht-diskriminierenden Personalpolitik. Daher sind beispielsweise Bewerbungen von Personen mit Migrationserfahrung und/oder nicht-deutscher Erstsprache ausdrücklich erwünscht. Der Standort Bräuhausgasse ist barrierefrei und wir sind bemüht möglichst barrierefreie Bewerbungs- und Arbeitsbedingungen herzustellen und unterstützen aktiv die Bewerbung von Menschen mit Behinderungen.

Wir fühlen uns verpflichtet, unsere Mitarbeiter_innen, Teilnehmer_innen und Besucher_innen bestmöglich vor einer Ansteckung mit dem Corona-Virus zu schützen. Bitte beachten Sie, dass wir Sie im Rahmen eines Bewerbungsgesprächs danach fragen, ob Sie gegen COVID-19 geimpft sind oder bereit sind, sich impfen zu lassen.

Aufgaben:

• Betreuung des Empfangs und Gewährleistung von Büroöffnungszeiten von 8:30h bis 16:30h für den Parteienverkehr
• Anlaufstelle für telefonische und persönliche Erstkontakte und Auskünfte
• allgemeine Büroarbeiten wie Post, Schriftverkehr, Ablage, Einkauf, Bestellabwicklung
• Unterstützung der Teams am Standort in organisatorischen Belangen
• Vorarbeiten für die Buchhaltung: Erfassen der Eingangsrechnungen und Weiterleitung an die Buchhaltung, Einnahmen- und Ausgabenrechnung
• Führen der Handkassa
• Datenbankverwaltung: Unterstützung bei der Erstellung und Verwaltung der Teilnehmer_innen- und Mitarbeiter_innendaten
• Unterstützung bei der Projektabwicklung und der Jahresabrechnung
• Mitarbeit beim Berichtwesen und bei der Projektbudgeterstellung
• Protokollführung bei Teambesprechungen

Voraussetzungen / Qualifikation:

• Grundausbildung im kaufmännischen Bereich (HAK, Hasch, Lehre Bürokauffrau/-mann) und/oder Berufserfahrung im Sekretariatsbereich
• sehr gute MS Office-Kenntnisse, v.a. MS Excel, Outlook
• eigenständige Arbeitsweise
• freundliches Auftreten
• Organisationstalent
• Kenntnisse im Umgang mit Datenbanken
• Flexibilität im Umgang mit neuen Herausforderungen und Veränderungen im Arbeitsalltag
• Teamfähigkeit, Belastbarkeit und Engagement sowie Freude an der Arbeit mit Menschen